Repas, réceptions, congrès : que peut-on déduire ?

Un principe simple : si vous mangez seul, il s’agit d’un « repas » et si vous invitez, on est en face de « frais de réception ». À cela, il faut ajouter des règles particulières lors de congrès.

Les repas

Quand vous mangez seul, vous ne pouvez les déduire de façon forfaitaire. Vous devez donc avoir une pièce justificative qui peut être un relevé hebdomadaire ou mensuel. Il faut ensuite que la distance entre votre domicile et votre travail vous empêche de rentrer chez vous pour manger. Et que cette distance ne soit pas « anormale », auquel cas vous ne pourrez rien déduire… Sauf si l’éloignement entre votre domicile et votre cabinet est indépendant de votre volonté : travail du conjoint, école des enfants, raisons de santé, problèmes financiers, etc. Résultat : dans pratiquement tous les cas, vous pourrez déduire vos frais de repas si vous n’avez pas le temps de rentrer chez vous pour déjeuner.

Mais la totalité de la dépense de repas n’est pas déductible : ce sont uniquement les « frais supplémentaires » qui le sont. Il faut donc retrancher du montant payé : la valeur du repas pris au domicile, fixée à 4,90 euros pour les revenus de 2020 et la fraction du prix du repas excédant 19 euros. Vous pourrez donc déduire au maximum 14,10 euros par repas.

On peut toutefois penser qu’avec les mesures de confinement et de couvre-feu, le nombre de repas pris au domicile a augmenté en 2020. La déduction sera facile si vous vous faîtes livrer pas un traiteur ou un restaurant mais qu’en sera-t-il si vous mangez normalement chez vous, comme d’habitude ? Il serait souhaitable que l’administration modifie sa position et qu’elle accepte la possibilité de déduire forfaitairement la valeur du repas pris au domicile, soit 4,90 euros par repas pour l’année 2020.

Les frais de réception

Selon le Bulletin officiel des impôts, les dépenses de réception sont déductibles dès lors « qu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation, qu’elles sont dûment justifiées et qu’elles sont dans un rapport normal avec l’activité de l’exploitant et l’avantage qu’il en attend. »

En cas de vérification, vous devrez donc d’abord pouvoir expliquer pourquoi vous avez invité telle ou telle personne au restaurant et quel intérêt professionnel vous pensiez en retirer. Les motifs peuvent être multiples : installation, changement de cabinet, nouvelle spécialité, baisse d’activité (il faut relancer la clientèle), etc. Et si vos recettes augmentent, cela justifie le bien-fondé de vos invitations ! Attention, l’administration n’accepte pas tout. Elle n’aime pas spécialement les restaurants des samedis et, surtout, des dimanches, elle refuse presque toujours la déduction, même partielle, des réceptions pour fêtes familiales ou privées, comme les mariages, les communions, ou la remise de la Légion d’Honneur, même s’il y a des clients parmi les invités.

Il faut également, comme pour toute dépense professionnelle, une pièce justificative, une note de restaurant sur laquelle il est conseillé d’inscrire le nom de la ou des personnes invitées. Et si vous organisez une réception à votre domicile, vous devrez rassembler tous les justificatifs des dépenses pour les déduire.

Dernière appréciation faite par l’administration : le montant annuel des frais de réception. Impossible de donner un montant approximatif de dépense déductible. L’appréciation est faite au cas par cas…

Les congrès

Les frais de congrès devraient être assez limités en 2020 pour cause de Covid. Mais les règles du jeu restent valables. La première, posée dans le Bulletin officiel des Impôts, est la suivante : Ces frais « ne sont déductibles que dans la mesure où ils ont un rapport direct et certain avec la profession exercée et où leur montant est justifié. » C’est vous qui devez l’apprécier. Dans la plupart des cas, la réponse est évidente mais le problème peut se poser si vous assistez à un congrès d’une spécialité qui n’est pas la vôtre, sauf si vous avez des arguments efficaces à présenter.

La dépense doit également être « justifiée », c'est-à-dire appuyée de pièces justificatives et des éléments de son règlement. Mais vous devez en plus, surtout dans le cas des séminaires, apporter la preuve du caractère professionnel du déplacement : le programme et l’attestation de présence.

Deuxième règle à respecter : « les dépenses à caractère personnel ou somptuaire exposées à l’occasion de congrès ainsi que les frais de voyage et de séjour du conjoint ne peuvent en aucun cas être admis en déduction. » Vous ne pouvez donc pas déduire la partie touristique de votre séjour (comme une journée d’excursion), ni les achats personnels effectués à l’occasion du voyage. Il est donc prudent, dans le cas des séminaires effectués à l’étranger, de réintégrer un petit pourcentage de la dépense totale. Quant au conjoint, il ne peut déduire ses frais que s’il collabore à l’activité du cabinet et si le séminaire ou la formation ont un rapport direct avec son activité : par exemple, un séminaire de fiscalité professionnelle ou de comptabilité.

Comptabilisez au poste « frais de congrès » toutes les dépenses liées au congrès ou au séminaire : inscription, déplacement, hôtel, taxis, repas, etc. Pour les repas pris à l’occasion, il n’est pas nécessaire de réintégrer la fraction du prix du repas correspondant à la valeur du repas pris au domicile ou excédant le plafond de 18,60 euros.

Le cas des secteurs I

Si vous êtes secteur I, vous ne pouvez opter pour la déduction forfaitaire de 2 % de vos recettes – qui inclut notamment les dépenses de réception et de taxis lors d’un congrès ou d’un séminaire — que si vous ne comptabilisez pas de frais couverts par cette déduction.

Pour les frais de taxis, les dépenses couvertes par la déduction de 2 % sont celles exposées à l’intérieur de votre agglomération. Par conséquent, les frais de taxis pour vous rendre à l’aéroport ou sur le lieu du congrès ou du séminaire n’entrent pas dans la déduction de 2 %. Vous pouvez donc les déduire. Par contre, les dépenses de réception lors de congrès ou séminaires nous semblent entrer dans les dépenses couvertes par la déduction de 2 %. Il est donc prudent, si vous êtes secteur I, de ne pas les déduire.